Ein Dienstleister für bargeldloses Bezahlen in Deutschland und Europa mit rund 500 Mitarbeitern und mehr als 250.000 Kunden plante sein bestehendes Archivsystem abzulösen. Rund 40 Mio. gespeicherte Dokumente, Indexe und sonstige Daten mussten revisionssicher in das d3.ecm-System der d.velop AG überführt werden. Das Altarchiv sollte nach erfolgter Datenmigration abgeschaltet werden.

Besondere Herausforderungen

• Erhöhte Sicherheitsbedingungen

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• Entschlüsselung von rund 8 Mio. Dokumenten und Metadaten aus dem Altarchiv während der Migration. Zu beachten war, dass der gesamte Dokumentenbestand keinesfalls im entschlüsselten Zustand auflerhalb des Altarchivs zwischengespeichert werden durfte.

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• Die Migration sollte containerweise erfolgen

Analyse und Maflnahmen
Im Rahmen einer Konzeptionsphase wurde von HAVI der Quelldatenbestand analysiert und gemeinsam mit dem Kunden die angestrebten Ziele besprochen und weitere Verfahrensdetails abgestimmt. Auf dieser Grundlage erstellte HAVI ein Migrationskonzept sowie einen Zeitplan für die Umsetzung der Maflnahmen.

Eine Anforderung an die Datenmigration war, dass diese aus Sicherheitsgründen in einer vollständig gekapselten Umgebung in den Räumen des Kunden durchgeführt wurde. Zugriff erfolgte ausschließlich nach Vier-Augen-Prinzip.

Umsetzung und Ergebnis
Innerhalb der Projektlaufzeit hat HAVI die knapp 40 Mio. Dokumente aus dem bestehenden Archiv migriert und den bereinigten Bestand für den Import nach d.3ecm bereitgestellt. Im Zuge der Migration wurden außerdem ca. 18 Mio. PDF-Dokumente neukomprimiert, was zu einer deutlichen Reduktion des Speicherbedarfs führte.

Der Kunde wünschte eine Big-Bang-Migration, also eine komplette Überführung der Datenbestände vor Inbetriebnahme des Zielsystems. Alle Anforderungen des Kunden an die Datenmigration wurden von HAVI erfüllt und die Vollständigkeit und Vollzähligkeit der Dokumente selbstverständlich garantiert und nachgewiesen.