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CASE STUDY – DATENMIGRATION FÜR TENGELMANN

Revisionssichere Migration von 65 Millionen Dokumenten in ein neues Zielsystem.

Die modern strukturierte und international ausgerichtete Unternehmensgruppe Tengelmann gehört weltweit zu den bedeutenden Handelsunternehmen. Mit seinen Geschäftsfeldern OBI, KiK, Plus und Kaiser’s Tengelmann verfügt der Konzern über Niederlassungen in 14 europäischen Ländern mit einem Netz von 4.357 Filialen und derzeit 83.655 Beschäftigten.

Die Aufgabe
Im Zuge des Verkaufs des Lebensmitteldiscounter Plus an einen Wettbewerber müssen sämtliche Daten, die Filialprozesse und Buchhaltungsunterlagen betreffen, für Revisionszwecke bereitge- halten werden. Bei Bedarf müssen die Daten schnell und gezielt abgerufen werden können. Knapp 65 Millionen Dokumente aus zwei Archivsystemen sollen dafür in ein Langzeitarchiv migriert werden. In einer Ausschreibung setzt sich die HAVI Solutions GmbH & Co. KG als das erfahrenste Unternehmen gegen die Mitbewerber durch.

Hintergrund
Die zu überführenden Datenbestände mit einem Volumen von insgesamt ca. 3 Terabyte stammen aus zwei Quellsystemen. Aus Arcis (Archivsystem der Fa. Ceyoniq Technologies GmbH) kommen insgesamt ca. 47,5 Millionen Dokumente. Aus dem zweiten System, IBM FileNet Image Service, kommen insgesamt ca. 17 Millionen Dokumente. Darin enthalten ist ein Datenbestand aus beiden Quellsystemen, der bereits zu einem früheren Zeitpunkt von HAVI migriert wurde. Dieser liegt in einem importfähigen Format vor.

Spezifikation und Umsetzung
Nach der Auftragserteilung übernimmt HAVI die Projektrealisierung und -koordination:

  • In der Konzeptionsphase werden Anforderungen wie die Archivstruktur oder das Zugriffsberechtigungskonzept definiert
     
  • Es folgt die Migration der Daten
     
  • Die Qualitätssicherung mit dem Durchlaufen eigens definierter Prüfverfahren wird in enger Zusammenarbeit mit der Tengelmann IT-Abteilung durchgeführt
     
  • Die Dokumentation sämtlicher Projektschritte sowie die Erstellung eines Handbuches zum neuen Produkt HAVI NetArc werden nach Abschluss des Projektes an die Tengelmann Unternehmensgruppe übergeben

Ergebnis
Auf Grundlage des Anforderungsprofils der Unternehmensgruppe Tengelmann entwickelte HAVI Solutions in enger Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung des Konzerns die In-HouseArchivierungslösung HAVI NetArc. Hierbei erfolgt der Dokumentenzugriff über den Browser mit Hilfe von einfach zu administrierenden Suchmasken. Die revisionssichere Langzeitarchivierung der knapp 65 Millionen Dokumente auf dem neu entwickelten Archivierungssystem sowie die Implementierung in das Intranet der Unternehmensgruppe war nach einem knappen Jahr abgeschlossen.

"Die Firma HAVI war uns bereits aus einem vorherigen Projekt als zuverlässiger Partner mit ausgezeichnetem Know-how bei Dokumentenmigrationen bekannt. Daher haben wir uns wieder für HAVI entschieden und sind mit dieser Entscheidung auch im Nachhinein sehr glücklich.

Auch auf zusätzliche oder im Projektverlauf geänderte Anforderungen reagierte HAVI jederzeit flexibel.“

Frank Hachenberger, Senior Projektleiter
Dokumentenmanagement Tengelmann Warenhandelsgesellschaft KG