Wie können wir unseren IBM Notes-Bestand rechtskonform archivieren und dabei verlustfrei in ein sinnvolles Format überführen? Mit dieser Frage kam ein international tätiger Handelskonzern auf HAVI zu und suchte nach einer zuverlässigen Lösung. Eine schnelle Umsetzung war für den Kunden dabei von oberster Priorität.
Ausgangssituation
Der Kunde unterhielt einen abgeschlossenen E-Mail-Datenbestand in IBM CommonStore for Lotus Domino, der sich mit insgesamt 11 TB auf vier Mandanten an verschiedenen Standorten verteilte. Das Vorhalten des Datenbestandes in der IBM Notes-Umgebung war kostenintensiv und langfristig gesehen nicht zukunftssicher.
Der komplette Datenbestand sollte daher in eine zuverlässige und revisionssichere Langzeitarchivlösung migriert werden und dabei in ein gängiges E-Mail-Format (in diesem Fall EML) konvertiert werden. Für den Kunden und seine speziellen Anforderungen war eine 1:1-Migration des E-Mail-Datenbestandes in Kombination mit einer On-the-fly-Konvertierung im Zielarchiv die perfekte Lösung.
Analyse und Maßnahmen
Da Notes-Migrationen häufig sehr komplexe Projekte werden können, legten wir bei diesem Projekt einen noch größeren Wert auf die vorbereitende Projektphase und die Klärung offener Fragen mit allen Beteiligten im Vorfeld. Im Rahmen eines Vorprojekts wurden dafür die Datenbank und der Archivbestand des Quellsystems dem HAVI Health Check, einer detaillierten Revisions-Daten-qualitätsanalyse, unterzogen.
Umsetzung und Ergebnis
Im ersten Schritt wurde die Migrationsdatenbank aufgebaut, damit alle relevanten Metadaten in die Datenbank importiert werden konnten. In einem weiteren Schritt erfolgte die Extraktion der Journal-Daten aus dem Storage.
Von hohem Stellenwert ist die anschließende Vollständigkeitsprüfung bzw. Fehlerbehandlung auf Inkonsistenzen. Fehlende oder defekte Daten wurden ausgewiesen. In einem abschließenden Schritt nahm HAVI die Metadaten-Aufbereitung der Bestände getrennt nach Mandanten für den Import in das Zielsystem HAVI NetArc vor.
Die Original-E-Mails mit allen Eigenschaften, Inhalten und Attachments wurden eins-zu-eins überführt. In HAVI NetArc erfolgt der Zugriff auf einzelne Dokumente über eine Benutzer-Authentifizierung. Möchte der Anwender sich einzelne E-Mails anzeigen lassen, werden diese on-the-fly in das eml-Format konvertiert.
Durch die Ablösung von IBM Notes entfallen für den Kunden nicht nur erhebliche Kosten für Lizenz und Wartung der Anwendung, sondern er hat sich mit HAVI NetArc auch für eine sichere Langzeitarchivlösung entschieden, die alle Compliance-Anforderungen erfüllt.
Sie haben offene Fragen oder möchten wissen, wie eine IBM Notes-Migration in Ihrem Unternehmen ablaufen kann? Eine Migration in andere ECM-Systeme wäre selbstverständlich auch möglich.
Rufen Sie uns an. Wie beraten Sie gerne.
Ansprechpartner
Jens Lehmann
Senior Consultant
Tel.: +49 40 696569-30
E-Mail: jlehmann@havi.de