Das AFP-Format (Advanced Function Presentation) wird auch heute noch in vielen Unternehmen als Archivformat genutzt – vor allem aufgrund seines kompakten, speicherplatzsparenden Charakters. Doch die Anforderungen haben sich geändert: PDF (Portable Document Format) ist inzwischen das marktgängige Standardformat und bietet viele Vorteile.
Die moderne AFP-Konvertierungssoftware HAVI AFP Solutions ermöglicht es, besonders kompakte PDF/A-Dateien zu erzeugen. Mit einem Konvertierungsfaktor von nur 1,5 bis 4,5 relativiert HAVI das Speicherplatzargument weiter – die Vorteile von PDF überwiegen zunehmend:
1. Breitere Kompatibilität
- Plattformunabhängigkeit: PDF-Dateien lassen sich auf nahezu jedem Betriebssystem und Endgerät mit einem PDF-Reader anzeigen. Im Gegensatz dazu ist AFP meist auf spezielle Druckumgebungen oder kostenpflichtige Spezial-Viewer beschränkt.
- Software-Unterstützung: Eine Vielzahl von Programmen unterstützt PDF – von einfachen Readern bis hin zu komplexen Bearbeitungstools.
2. Bessere Suchbarkeit
- Volltextsuche: PDF-Dateien ermöglichen eine effiziente Volltextsuche, wodurch Informationen innerhalb eines Dokuments schnell auffindbar sind.
- Indexierung: PDF-Dateien können indexiert werden und lassen sich dadurch leichter in Suchmaschinen oder Dokumentenmanagement-Systemen wiederfinden.
3. Archivierung und Langzeitaufbewahrung
- Stabilität: PDF ist ein stabiles Format, das sich hervorragend für die langfristige Archivierung eignet.
- ISO-Standard: PDF ist ein international anerkannter Standard (ISO 32000), der die langfristige Lesbarkeit gewährleistet.
4. Digitale Signaturen und Sicherheit
- Authentifizierung: PDF-Dateien lassen sich mit digitalen Signaturen versehen, um die Authentizität und Integrität eines Dokuments sicherzustellen.
- Verschlüsselung: Sensible Informationen können durch Verschlüsselung vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.
5. Weiterverarbeitung und Flexibilität
- Bearbeitungsmöglichkeiten: PDF-Dateien lassen sich mit einer Vielzahl von Tools bearbeiten – beispielsweise zur Textanpassung, Bildbearbeitung oder Layoutoptimierung.
- Konvertierbarkeit: PDF-Dateien können unkompliziert in andere Formate wie Word, Excel oder HTML umgewandelt werden.
- Online-Veröffentlichung: PDF-Dateien lassen sich problemlos auf Webseiten einbetten oder zum Download anbieten.
Möchten Sie mehr über die HAVI-AFP-Konvertierung erfahren oder interessieren Sie sich für alternative Konvertierungslösungen?
Nehmen Sie gerne Kontakt zu HAVI auf – wir stehen Ihnen mit unserer Expertise zur Seite.
